משתמשים ב"זום" טיפים שיקלו עליכם את המפגשים…

לטובת אלה שחושבים שהם כבר יודעים הכל על השימוש בזום, הנה כמה טיפים  שיקלו על ניהול הפגישות הבאות

קוד כניסה אחיד למפגש קבוע

יש לא מעט מקרים בהם אנו צריכים לנהל מפגש זום שבועי, בשעה קבועה, לאותה קבוצה של משתתפים. האם חייבים כל פעם 'להזמין' בזום פגישה חדשה, ולהפיץ קוד כניסה חדשה? והתשובה היא: לא. ניתן בהחלט לקבוע מפגש קבוע, עם קוד כניסה אחיד שחוזר על עצמו.

בעת תיאום פגישה חדשה (Schedule a Meeting) מתחת לתאריך ולשעה – יש לסמן שזו פגישה קבועה שחוזרת על עצמה (Recurring meeting) . ברגע שתסמנו את התיבה שליד המשפט הנ"ל, ייפתח עוד חלון בו תוכלו לבחור האם זו פגישה קבועה יומית/ שבועית/חודשית/משתנה. בשלב זה אפשר לבחור ׳קצב׳ אחר של פגישה קבועה (נניח, פעם בשלושה ימים). במקום ייפתח חלון בו תתבקשו לקבוע את תאריך המפגש האחרון (End date) .

באם תבחרו בפגישה חוזרת במועדים משתנים (No fixed time) לא תתבקשו לקבוע תאריך סופי או תדירות, אך תוכלו להשתמש באותו קוד פגישה לכל פגישה שתבצעו עם הקבוצה. באופן זה, אין צורך לפתוח 'הזמנה' חדשה כל פעם; אין צורך לשלוח כל פעם קוד חדש; והמשתתפים אינם צריכים כל פעם לחפש היכן נמצא הקוד החדש. הם יכולים לשמור לעצמם במקום קבוע את הקוד האחיד ולהשתמש בו. כבכל קיצור, אף כאן יש מחיר והוא הגברת הסיכוי שקוד הכניסה ידלוף. לשיקולכם.

המחשב תפוס… אז נכנסים לזום באמצעות הטלפון

מי שמתקשה להשתתף דרך המחשב, יכול להצטרף לכל פגישת זום דרך מכשיר טלפון (נייח או נייד כאחד). הוא ישמע הכל ויכול לדבר ולהשתתף, אך כמובן לא יראה. זה מתאים למי שאין לו כרגע מחשב פנוי/למי שמתקשה רגע עם המחשב/לחלק מבני הגיל השלישי שאולי מתקשים בטכנולוגיה ורוצים לצרפם לשיחה וכן, זה יכול להיות יעיל במיוחד בבתים בהם יש כמה ילדים ורק מחשב אחד. 

הדבר שימושי למשל, לשיחה קצרה של המחנך עם כל תלמידיו (נניח, בבוקרו של יום) מבלי להיתקע עם תלמידים שלא מצטרפים כי המחשב בביתם תפוס. כדי להצטרף טלפונית לפגישת זום, צריך להתקשר: 03-9786688.

יש להכניס את מספר הפגישה וללחוץ על סולמית, להכניס סיסמה וללחוץ שוב על סולמית.
(אם אין סיסמה, פשוט ללחוץ פעמיים רצוף על סולמית). כדי לדבר או כדי להשתיק את הקו שלך (למניעת רעשי רקע), יש ללחוץ: כוכבית 6. המזמין יכול לכוון את הגדרות התוכנה באופן שבעת כל זימון לפגישה, יופי גם מספר הטלפון הישראלי.

מי השתתף ומי פרש באמצע השיחה? (למנויים)

ארגנתם מפגש ונרשמו לא מעט משתתפים. בין אם אתם מורים, או מנהלות מחלקה בחברת הייטק, סביר שתרצו לדעת מי השתתף וכמה זמן כל אחד נכח בפגישה? אם הייתם ה'מארחים', ניתן בקלות לקבל דו"ח משתתפים: וודאו שאתם מחוברים לחשבון הזום שלכם במחשב, ואז כנסו דרך הדפדפן (או הקלידו) לקישור הבא: https://zoom.us/account/report/user

בחרו בשורה עם שם מפגש הזום שאתם רוצים לבדוק. לחצו על מספר המשתתפים שמופיע בסוף השורה.
תיפתח טבלה עם השם של כל משתתף, מתי נכנס למפגש ומתי פרש. כעת אפשר לייצא את הכל לטבלת אקסל.

הבהרות חשובות:

אם תוך כדי מפגש מישהו התנתק (בכוונה או בגלל בעיית רשת) ואז התחבר בחזרה, הוא ייספר פעמיים וכל כניסה שלו תימדד לחוד. כדי לרכז יחד את כל הכניסות של כל תלמיד בודד, לחצו למעלה בצד שמאל על האופציה של Show unique users כדי לקבוע אלו פגישות זום (שניהלתם) תרצו לבדוק, כוונו את מונה התאריך בראש הדף.

טבלת האקסל תכלול רק רשימת משתתפים, ממתי עד מתי היו וכו', אך בלי שם המפגש ומועדו. אם רוצים להוסיף את אלו לאקסל, סמנו למעלה בצד שמאל את המתג  Export with meeting data

הקלטה בחינם?

ישנן תכונות שאנשים בטוחים שאינן קיימות בגרסה החינמית של זום, אך הן בעצם קיימות ופשוט לא יודעים כיצד להפעיל אותן. (כמובן, ישנן תכונות שאכן אינן קיימות בגרסה החינמית, והבולטת ביותר היא היכולת לקיים מפגש לפרק זמן ארוך יותר מאשר ארבעים דקות).

האם ניתן להקליט פגישה? באילו דרכים? ומה אפשר לעשות איתה? ובכן, המארח יכול בהחלט להקליט את כל המפגש גם בגרסה החינמית וגם בגרסה שבתשלום. ההבדל הוא בשאלה האם השמירה תתבצע למחשב שלי (בגירסה החינמית) אן גם לענן של זום (בגירסת התשלום).

איך זה עובד?

התוכנה פותחת תיקייה בשם zoom במחשב האישי, לרוב בתיקיית המסמכים. בתוך התיקיה היא שומרת את ההקלטות של המפגשים (כל מפגש בנפרד – אם הפעלתם את התכונה מראש). כדי להקליט כל מפגש באופן אוטומטי (מבלי להצטרך כל פעם לבקש במיוחד שהיא תקליט) יש להפעיל אופציה של הקלטה אוטומטית. לשם כך כנסו ל- settings ומשם לטור השני, של Recording במקום הטור השמאלי בו בדרך כלל מסתכלים, של Meeting והפעילו את המתג של הקלטה אוטומטית  (Automatic recording). 

לאחר סיום המפגש, המחשב יקדיש כמה דקות לשמירת הקבצים. יש לתת לו לעבד אותם בנחת. ההקלטה שומרת כמה קבצים שונים. הראשון הוא סרט מלא של המפגש. השני הוא רק הקלטה קולית (אודיו) של המפגש. המשקל שלו נמוך בהרבה מהסרט, ולעתים מספיק לשמור או להפיץ את ההקלטה הקולית.
חשוב לדעת שאפשר לכוון את התוכנה באופן שתשמור באופן אוטומטי גם את כל הצ'ט. המתג להפעלת תכונה זו נמצא בטור של meeting תחת השם  .Auto saving chatsקובץ הצ'ט נשמר באותה תיקייה יחד עם קובץ הסרט וקובץ האודיו. לאחר המפגש אפשר לפתוח את קובץ הצ'ט ולהמירו למסמך וורד רגיל.

מצב 'הקלטה אוטומטית' נוח, אך מקליט גם את כל הפגישות שאתם יוזמים, ותופס מקום רב במחשב. רצוי מאוד להקדיש לנושא כמה דקות בשבוע ולמחוק את כל ההקלטות שאינן נחוצות. באם מעדיפים להקליט רק מפגשים נבחרים, אין לבקש הקלטה קבועה, אלא לסמן זאת רק בתוך זימון פגישה מסוימת, תוך שגוללים למטה מתחת לקביעת השעה והתאריך ומסמנים את האופציה  Record the meeting automatically

לתשומת לב המורים והמורות: הנחיות משרד החינוך אוסרות על הפצת הקלטות מפגשים עם תלמידים.